Control total en tus órdenes de compra: Implementa un circuito de aprobación y evita retrabajos innecesarios

Un circuito de aprobación es una herramienta que permite ejecutar controles en el momento oportuno con el objetivo de evitar errores que puedan resultar en retrabajos posteriores en diferentes áreas de la empresa y, en última instancia, prevenir el incumplimiento de una orden de compra. Este mecanismo brinda la posibilidad de establecer un proceso de revisión y autorización antes de procesar definitivamente una orden de compra en el ERP. Es importante destacar que durante estos controles, se tiene acceso a toda la información necesaria para garantizar una revisión rápida y precisa.

Existen diversos controles que se pueden aplicar en un circuito de aprobación, algunos ejemplos son:

1. Revisión de las condiciones comerciales del cliente: Permite verificar que las condiciones acordadas con el cliente en términos de precios, descuentos, plazos de pago, entre otros, sean adecuadas y se ajusten a lo establecido en el contrato o acuerdo comercial.
2. Revisión de la forma de envío: Se verifica que los detalles relacionados con el método de envío, transporte y logística sean correctos y se ajusten a los requisitos del cliente y las políticas de la empresa. Esto incluye la dirección de entrega, el tipo de servicio de envío seleccionado, entre otros.
3. Revisión de la forma de pago y/o saldo de la cuenta corriente: Se verifica que el método de pago seleccionado sea válido y esté autorizado. Además, se puede revisar el saldo de la cuenta corriente del cliente para asegurarse de que existan los fondos necesarios para realizar la compra o que no se excedan los límites de crédito establecidos.

En esta etapa del circuito de aprobación, se cuenta con la autonomía necesaria para editar o anular parcial o totalmente el pedido. Esto significa que se pueden realizar modificaciones en las cantidades, precios, descuentos o artículos incluidos en la orden de compra, según sea necesario.

Se aconseja evaluar y utilizar un circuito de aprobación como parte del proceso de gestión de compras, ya que garantiza un menor costo de error posible. Al implementar controles efectivos y oportunidades de revisión antes de que la orden de compra sea procesada definitivamente, se reducen las posibilidades de errores y se asegura que los pedidos cumplan con las condiciones y requisitos establecidos.

En resumen, un circuito de aprobación es una herramienta valiosa para garantizar la calidad y la precisión de las órdenes de compra. Al establecer controles en momentos clave del proceso, se previenen errores costosos y se brinda la oportunidad de realizar ajustes necesarios para cumplir con los estándares de la empresa y las expectativas del cliente.